Den Bedarf ­aller zukünftigen Nutzer ­unter einen Hut zu bringen, ist kein leichtes Unterfangen

Der Leiter des Beschaffungsamtes des Bundes nimmt eine Zwischenrolle zwischen Politik, Verwaltung und Industrie ein: In dieser Schnittstellenfunktion zwischen Verwaltung und Industrie ist die jeweils andere Seite bekannt mit ihren Wünschen, Erwartungen und auch Enttäuschungen, wenn es einmal nicht so funktioniert, wie man es sich gedacht hat. Außerdem ist das Amt wichtiger Mittler für die Behörden.

Deutlich wird dies in der täglichen Arbeit: Die Sicherheitsbehörden des Bundes – unter ihnen die Bundespolizei, der Zoll und das Bundeskriminalamt – nutzen demnächst ein und dasselbe Funkgerätesystem. Über einen Rahmenvertrag, geschlossen mit Motorola als Ergebnis eines EU-weiten Vergabeverfahrens, sollen mehr als 50.000 Digitalfunkgeräte für den Betrieb im TETRA-Funknetz angeschafft werden, das sich aktuell noch im Aufbau befindet. Die Sicherheitsbehörden können damit in Zukunft sicher kommunizieren und Daten austauschen – untereinander und behördenübergreifend. Damit wird es keine kleinen Kommunikations-Inseln geben, sondern eine Lösung aus einer Hand, die alle miteinander vernetzt. Der Rahmenvertrag für die TETRA-Netztechnik war ebenfalls einige Jahre zuvor im Beschaffungsamt vergeben worden.

Das Beschaffungsamt hat zusammen mit allen zukünftigen Nutzern den Bedarf, also die abgestimmte Summe aller individuellen Vorstellungen, unter einen Hut gebracht. Kein leichtes Unterfangen, denn verständlicherweise hat jeder spezielle Anforderungen an seine technische Kommunikationsinfrastruktur. Außerdem stellen das Bundesamt für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und die Bundesanstalt für den Digitalfunk (BDBOS) hohe Anforderungen in Bezug auf sichere Verschlüsselungstechnik und Netzkompatibilität.

Diese Ausschreibung ist ein Beispiel, wie ein ressortübergreifender Einkauf moderner Technik für unterschiedliche Behörden funktionieren kann, und ein Beispiel für eine gelungene, fruchtbare und zukunftsweisende Zusammenarbeit.

Aber auch diese Best Practice-Beispiele laufen nicht immer rund. Das Verhältnis zwischen den drei Beteiligten – Bedarfsträger, Beschaffungsamt und Unternehmen – ist nicht frei von Stolpersteinen. Von der Bedarfsmeldung bis zur Abnahme und Rechnung gibt es Vieles zu beachten. Zwei Dinge erwarten Kunden von diesem Amt: Sie möchten qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen geliefert bekommen, und das soll bitte sehr schnell gehen.

Unternehmen dagegen erwarten Transparenz in den Abläufen. Damit sie wissen, woran sie sind. Damit sie ihre Chancen, ihre Arbeit einschätzen können. Damit nichts schief läuft.

Kernaufgabe ist es, den Bedarf zu bündeln, und die oft anspruchsvollen und stark formalisierten Vergabeverfahren zentral und juristisch sauber abzuwickeln. Die Behörden und Dienststellen, für die das Beschaffungsamt tätig wird, werden als Kunden verstanden, die unterstützt werden, ohne dass ihnen die Entscheidungshoheit genommen wird.

Einige Beispiele hierzu aus dem Sicherheitsbereich, die bearbeitet wurden und werden:

  • 35.000 Dienstpistolen für die Bundespolizei,
  • Sonderschutzfahrzeuge für das BKA, um Regierungsvertreter zu schützen,
  • Mobile Überwachungstechnik zur Bekämpfung von Kriminalität.

Die Liste der gemeinsamen Projekte ist lang. Damit das Dreiecksverhältnis zwischen Amt, den Bedarfsträgern und den Unternehmen funktioniert, müssen viele Dinge ineinandergreifen. Das Amt soll als Dienstleistungszentrum qualitativ hochwertige Produkte reibungslos und effizient beschaffen können.

Angefangen mit der Behördenseite, den sogenannten Bedarfsträgern, über die Bedarfsplanung bis hin zu den Vergabeverfahren an die Unternehmen sind einige Punkte zu beachten.

Mehr als 50.000 Digitalfunkgeräte sollen für den Betrieb im TETRA-Funknetz angeschafft werden. Bild: Beschaffungsamt des BMI

Mehr als 50.000 Digitalfunkgeräte sollen für den Betrieb im TETRA-Funknetz angeschafft werden.
Bild: Beschaffungsamt des BMI

Klare Richtlinien können viel Zeit, Mühe und Ärger

ersparen

Gemeinsam mit den einzelnen Behörden wird die richtige Vergabeart ausgesucht und ein Zeitplan für die Durchführung des Vergabeverfahrens entwickelt. Da es oft schnell gehen muss, kommen aus den Behörden oft nur unvollständige Informationen. So gibt es häufig Unklarheiten bei der Ausgangssituation, den Zielen, der Leistungsbeschreibung, den Haushaltsmitteln, den Eignungsanforderungen an Unternehmen (z.B. was die Sicherheit angeht), bei Zuschlagskriterien oder auch bei den vertraglichen Regelungen. Die Liste ließe sich endlos fortsetzen. Um diese Schwierigkeiten zu vermeiden, hat das Amt einen vierseitigen Leitfaden für die Bedarfsbeschreibung entwickelt. Diese Richtlinien können viel Zeit, Mühe und Ärger ersparen. Wie bei der Bedienungsanleitung für das neue Smartphone: Reinschauen, verstehen, anwenden und nur noch nutzen, wenn etwas nicht hundertprozentig klar ist. Der Leitfaden findet sich auf der Webseite in der Kategorie „Beschaffung“.

Bundespolizei, Zoll und BKA nutzen demnächst ein und dasselbe Funkgerätesystem. Bild Beschaffungsamt des BMI

Bundespolizei, Zoll und BKA nutzen demnächst ein und dasselbe Funkgerätesystem.
Bild Beschaffungsamt des BMI

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Klärung der Bedarfsplanung für das kommende Jahr. Ohne eine vernünftige Planung kommen Bedarfsmeldungen im Laufe des Jahres kurzfristig und in Schüben. Die Folge ist ungefähr so, wie die Rückfahrt im Feierabendverkehr: Weil alle zum gleichen Zeitpunkt an einen Ort wollen, stecken alle fest. Meine Empfehlung ist: frühere Planung und zeitgerechte Zusammenarbeit mit uns! So kann das Beschaffungsamt als Dienstleister die Erwartungen, dass es schnell gehen soll, auch entsprechend erfüllen.

Natürlich ist klar, dass sich nicht alles im Vorhinein planen lässt. Und selbstverständlich versucht das Amt in Krisensituationen flexibel und schnell zu reagieren – so wie es auf der Autobahn einen Seitenstreifen gibt. Aber es geht um die vielen kleinen Dinge, die man eben doch schon vorher erledigen kann.

Der zweite Punkt betrifft die Wirtschaft: Etwa 15 Prozent der Angebote müssen in der Regel aus formalen Gründen vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Immer wieder unterlaufen Bietern formale Fehler – der Termin für die Angebotsfrist wird um 15 Minuten überschritten; oder die Unterlagen per Fax oder E-Mail eingereicht, was nicht zulässig ist. Solche Fehler führen im schlimmsten Fall zum Ausschluss des Angebotes. Auch für die Vertreter der Wirtschaft gibt es einen Leitfaden. Und auch hier gilt: Information ist alles.

Wichtig ist gerade im Sicherheitssektor gegenseitiges Verständnis. Bei Aufträgen auf dem Gebiet der Sicherheitstechnik spielen geheimhaltungsbedürftige Informationen eine wichtige Rolle. Bei Verschlusssachen kann es naturgemäß keine hundertprozentige Transparenz für jedermann geben. Hier können oftmals nur die Unternehmen berücksichtigt werden, die bereits unter der Sicherheitsbetreuung des BMWi stehen oder einer Betreuung zustimmen.

kastenNachhaltigkeit gewinnt in der ­öffentlichen Beschaffung zunehmend an Bedeutung

Wie sich die Zusammenarbeit mit Behörden und Industrie in den nächsten Jahren verändern kann, ist nicht so einfach auszumachen. Ein Trend, der noch für viele Diskussionen sorgen wird und der gerade in der letzten Zeit noch einmal an Dynamik gewonnen hat, ist das Thema Nachhaltigkeit.

Den Weg dorthin hat der Staatssekretärsausschuss schon im Dezember 2010 eingeläutet: Der Zwölf-Punkte-Plan sieht vor, Nachhaltigkeitsaspekte in der öffentlichen Beschaffung stärker zu berücksichtigen. Und auch die EU legt vor: Ein Grünbuch mit dem Titel „Social Buying“ ist zu diesem Thema erschienen. Es gibt noch viele Diskussionspunkte, etwa was die Einschränkung des Wettbewerbs angeht.

Für die Wirtschaft bedeutet dies mittel- bis langfristig: ihre Lieferketten müssen transparent sein. Es muss dokumentiert werden können, ob nachhaltig produziert wird. Ob dies per Zertifikat geschieht oder per gesetzlicher Verordnung, wird sich noch zeigen. Aber klar ist: Bloße Eigenerklärungen ohne Kontrolle und Dokumentation werden nicht ausreichen.

Anschrift des Verfassers:

Passbild300dpi_webKlaus-Peter Tiedtke
Postfach 41 01 55, 53023 Bonn
Brühler Straße 3, 53119 Bonn
Tel.: 0228 / 99 610-0
E-Mail: info@bescha.bund.de
www.bescha.bund.de

Klaus-Peter Tiedtke

K.-P. Tiedtke begann 1978 beim Bundesverwaltungsamt und hatte dort verschiedene leitende Positionen inne. Später war er am Aufbau der Behörde des Bundesbeauftragten für Stasi-Unterlagen beteiligt und wirkte als Abteilungsleiter mit beim Aufbau des Bundesamtes für die Anerkennung ausländischer Flüchtlinge und dessen Umbau zum Bundesamt für Migration und Flüchtlinge. 2007 war er Vizepräsident im Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) und leitet seit November 2008 das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern.