Ursprünglich 1951 als Beschaffungsstelle des Bundesgrenzschutzes errichtet, wurde das Beschaffungsamt als eigenständige Bundesbehörde im nachgeordneten Bereich des Bundesministeriums des Innern (BMI) angesiedelt. Hauptaufgabe ist der Einkauf von Waren und Dienstleistungen für 26 Bundesbehörden, vom Bund finanzierte Stiftungen und international tätige Organisationen im gesamten Geschäftsbereich des Ministeriums. Klaus-Peter Tiedtke, seit 1. November 2008 Direktor des Beschaffungsamtes, nahm sich die Zeit, um der Redaktion Rede und Antwort zu stehen. Das Interview führten Rudolf L. Atzbach, Leitende Redaktion CP, und Sarah Heggen, Zentrale Redaktion CP.

CP. Herr Tiedtke, das Beschaffungsamt des BMI, dem Sie als Direktor vorstehen, betreut bei Beschaffungen alle Behörden im Geschäftsbereich des BMI. Stellen Sie unseren Lesern Ihre Arbeit bitte kurz vor.

Herr Tiedtke. Im Normalfall richten sich die nachgeordneten Behörden im Geschäftsbereich des BMI nach den Weisungen des Ministeriums und beauftragen Beschaffungen stets in meiner Behörde. Mit den meisten Bedarfsträgern stimmen wir die Jahresgesamtplanung der anstehenden Beschaffungen frühzeitig ab, so dass wir unsere Ressourcen dementsprechend planen können. Können wir einen Beschaffungsauftrag wegen Personalknappheit nicht erfüllen, wird der Auftrag an den Auftraggeber zur eigenen Erledigung zurückgegeben.

CP. Können die Bedarfsträger noch selbst beschaffen?

Herr Tiedtke. Bis zu einem Volumen von 8 000 € beschafft die jeweilige Behörde selbst. Bei umfangreicheren Anschaffungen werden wir beauftragt. Man muss das natürlich auch abarbeiten können. Der beste Weg, das bei den ohnehin zu knappen Ressourcen, die wir hier haben, einzuteilen, ist, dass man eine Jahresgesamtplanung macht. Mit den Behörden, die Verwaltungsarbeit gewohnt sind, funktioniert das gut.

CP. Ist Ihr Warenkorb größer geworden?

Herr Tiedtke. Er ist sortierter geworden und im Endergebnis für uns größer. Wir arbeiten mit dem Zoll (Bundesfinanzdirektion Südwest) zusammen, der alten Zollbeschaffung mit Sitz der Beschaffungsabteilung in Offenbach. Diese Zusammenarbeit ist auch sehr sinnvoll im Zusammenhang mit der demographischen Entwicklung in Bezug auf die Fachkräfte. Deshalb haben wir uns aufgeteilt. Stark ingenieurlastige Aufgaben liegen bei uns. Auch die IT-Beschaffung liegt mittlerweile bei uns. Der Zoll beschafft eher die Güter, die man mit reinen Verwaltungskräften bearbeiten kann, etwa Büro- und Verbrauchsmaterial.

CP. Wie viele Behörden betreuen Sie?

Herr Tiedtke. Innerhalb des Geschäftsbereichs des BMI bedienen wir 26. Bei den abzuschließenden Rahmenverträgen, die i. d. R. Standardprodukte beinhalten wie PCs, Laptops oder Standard-Büromobiliar, betreuen wir die gesamte Bundesverwaltung, vom Kraftfahrtbundesamt Flensburg bis zum Patentamt in München und von Trier bis Eisenhüttenstadt. Im Vorfeld wird eine elektronische Gesamtabfrage erhoben, so dass sich alle Ressorts, alle Bundesbehörden und auch die mittelbare Bundesverwaltung beteiligen können. Die Gesamtmenge wird dann ausgeschrieben. Bei der Individualbeschaffung bedienen wir nur das Innenressort. Unser Jahresumsatz liegt bei etwa einer Mrd. Euro, je nachdem, was beschafft wird. Eine Beschaffung von ‚Christoph‘ Zivilschutz-Hubschraubern zum Beispiel treibt den Umsatz ordentlich in die Höhe.

CP. Das Beschaffungsamt ist als eine von vier zentralen Beschaffungsstellen des Bundes für den Abschluss von ressortübergreifenden Rahmenvereinbarungen zum Einkauf von Standardprodukten zuständig, auf die alle Bundesbehörden elektronisch zugreifen können. Wie erfolgt die Koordinierung der Beschaffungsstellen untereinander?

Herr Tiedtke. In meiner Behörde ist die Geschäftsstelle des Kaufhauses des Bundes (KdB) angesiedelt. Diese führt Koordinationsgespräche mit allen beteiligten zentralen Vergabestellen: der Bundesfinanzdirektion Südwest, dem Bundeswehrbeschaffungsamt und der Bundesanstalt für Materialforschung und -prü­fung. Die Hauptplayer sind der Zoll und wir. Generiert eine Bundesbehörde einen Bedarf, den wir so noch nicht behandeln, der aber für verschiedene Stellen interessant sein könnte, geht das zu der Geschäftsstelle für das KdB, die die Zuständigkeit prüft.

CP. Sie bieten innerhalb Ihres Internetauftritts an, auch die anderen Bundesressorts als Beschaffungsstelle des BMI zu bedienen. Wird das angenommen oder handelt es hierbei um Einzelfälle?

Herr Tiedtke. Hier geht es eher um Einzelfälle, wobei das weniger am Interesse der Ressorts liegt als an unseren eigenen Ressourcen. Vor einiger Zeit haben wir die Ausschreibung für das neue IT-System für die zentrale Studienplatzvergabe übernommen als Ersatz für die ZSV in Dortmund, damit die Universitäten ihre Studienbewerber koordinieren können und untereinander vernetzt sind.

CP. Was verbirgt sich hinter der seit 2011 existierenden EU-Beschaffungsrichtlinie für Verteidigungs- und Sicherheits-IT?

Herr Tiedtke. Die Bundeswehr und andere Sicherheitsbehörden müssen Ihren Bedarf nun extern ausschreiben. Das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung beinhaltet den § 100. Bisher enthielt dieser einen sicherheitsbehördlichen Absatz: Beschaffungen, die im Rahmen der nationale Sicherheit der Geheimhaltung unterlagen, konnten intern vergeben werden.

CP. Wo liegen die Herausforderungen beim Vergaberecht?

Herr Tiedtke. Das Vergaberecht hat einen Konflikt in sich selbst: Es besteht die Forderung, dass wir dem günstigsten Angebot einen Zuschlag erteilen sollen, zugleich aber auch, dass die öffentliche Hand die Wirtschaft fördern soll, d. h. also auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU’s) zum Zuge kommen sollen (§ 97 GWB). Arbeite ich mit großen Auftragsvolumina, bin ich gezwungen diese zu splitten, indem ich sie in viele kleine Lose aufteile. So haben auch KMU’s die Möglichkeit, mitzubieten.

CP. Wie erfolgt die Ausschreibung?

Herr Tiedtke. Elektronisch – eine Abfrage wird sofort geschaltet. Es gibt einen elektronisch abgebildeten Verteiler. Dort laufen auch die Angebote wieder rein, da so alle Daten schnell zusammengeführt werden und wir dadurch die Gesamtmenge schneller ermitteln können.“

CP. Worauf sollten Behörden und Bieter aus Ihrer Sicht bei der Einreichung eines Angebots besonders achten ?

Herr Tiedtke. Mittlerweile erfolgt die Zusammenarbeit mit der Beschaffungsstelle nur noch auf elektronischem Weg. Natürlich gilt es, Abgabefristen zu beachten und einzuhalten; dabei ist es wichtig, beim Einreichen Größe und Umfang des Angebots zu beachten – ein elektronischer Upload erfordert je nach Dateigröße entsprechend Zeit. Das Beschaffungsamt bietet Unterstützung für jeden, der sich nicht mit dem Procedere auskennt oder neu in den Markt kommt. Interessierte, die mit der Geschäftsstelle Kontakt aufnehmen, erhalten eine Grundberatung und können das Vorgehen in einem Testverfahren intern üben, um zu klären, wie man ein Angebot einreicht und was es enthalten muss bzw. was man beachten muss. Wichtig ist, dass alle Felder ausgefüllt werden. Im Dokument selbst müssen die spezifischen Firmenqualitäten aufgelistet werden, Verweise reichen hier nicht aus.

CP. Wie beugen Sie Korruptionsfällen vor? Wie leisten Sie die Gratwanderung zwischen der Distanz Ihrer Mitarbeiter zu den Anbieterfirmen und einem partnerschaftlichen Verhältnis?

Herr Tiedtke. Zum einen haben wir die klassische Innenrevision beim Bundesverwaltungsamt damit beauftragt, unsere Jahrespläne zu überprüfen und Vergabeprozesse zu kontrollieren. Zum anderen haben wir behördenintern eine Ansprechpartnerin für Korruptionsvorsorge mit der Aufgabe, den Gedanken der Korruptionsprävention wach zu halten. Wir bewegen uns genau in dem angesprochenen Spannungsfeld: Einerseits wollen wir auf Industrie, Produktionsstätten und Bieterlandschaft zugehen und auch von ihnen wissen, wie sich der Markt bewegt. Andererseits wollen wir ausloten, worauf von unserer Seite aus Einfluss genommen werden kann, etwa in Hinblick auf Entwicklungsprozesse. Wir müssen auf Tuchfühlung mit der Wirtschaft gehen, ohne uns aber beim Abendessen o. ä. von einer Seite vereinnahmen zu lassen. In den konkreten Vergabeprozess bin ich nicht eingebunden, trotzdem bin ich Zielperson. Alternativ weiche ich dem Ganzen aus. Dann habe ich zwar kein Compliance-Problem, bin aber auch irgendwann von der Entwicklung abgeschnitten. Hier die richtige Balance zu finden, ist eine anspruchsvolle Aufgabe.

CP. Das Vergaberecht hat sich sehr stark gewandelt. Wie gewährleisten Sie, dass das Beschaffungsamt mit dieser Entwicklung Schritt hält – national wie international?

Herr Tiedtke. In den EU-Gremien haben wir keine dauerhafte Präsenz – ich verfüge nicht über die Ressourcen für eine dauerhafte Präsenz vor Ort – aber in den Arbeitsgruppen sind wir vertreten. Es ist schon erwünscht, dass sich Deutschland stärker in den EU-Gremien beteiligt – anders als die Niederlande oder Schweden sind wir dort unterrepräsentiert – gerade auf den Ebenen, wo fachlich gearbeitet wird und man auch tatsächlich Einfluss nehmen könnte.

CP. Wie stellen Sie die interne Fortbildung sicher?

Herr Tiedtke. Gerade im technischen Bereich gibt es ständig neue Entwicklungen. Unsere Ingenieure nehmen zu Weiter- und Fortbildungszwecken z. B. an Fachsymposien teil. Im rechtlichen Bereich sieht es so aus: Wir haben ein internes Vergaberechtsreferat, das sich ausschließlich dem Vergaberecht widmet: Entweder, um intern im Rahmen der Mitzeichnung zu überprüfen, ob der Vorgang rechtlich einwandfrei ist. Oder auch zu Beratungszwecken von Fachreferaten und hausinternen Schulung, wenn beispielsweise eine neue Richtlinie kommt.

CP. Am 21.10.2011 hat der Staatssekretärsausschuss für nachhaltige Entwicklung entschieden, dass das Beschaffungsamt des BMI Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung sein soll. Wie nehmen Sie Ihre Aufgabe als Kompetenzstelle wahr?

Herr Tiedtke. Die Kompetenzstelle hat den Auftrag, die gesamte Bundesverwaltung zu beraten und darüber hinaus auch noch für die Länder und Kommunen eine Plattform bereitzustellen. Außerdem beschaffen wir innerhalb der Behörde unter Beachtung der Nachhaltigkeit. Intern gibt es ein Referat, das sich damit befasst. Neben den ökonomischen Kriterien wurden neue Kriterien ins Gesetz mit aufgenommen – ökologische und soziale. Diese Dreistufigkeit, die untereinander im Spannungsfeld steht, müssen wir mit umsetzen. In diese Richtung öffnen sich Transparenz und partnerschaftliche Zusammenarbeit, sowohl bei Nichtregierungsorganisationen als auch bei der Bieterlandschaft und den Bedarfsträgern.

CP. Das Beschaffungsamt hat am 10.05.2011 sein 60-jähriges Bestehen gefeiert. Von einer kleinen Behörde mit überschaubaren Aufgaben sind Sie heute zum zweitgrößten Einkäufer des Bundes geworden. Wie wird sich das Amt in der Zukunft weiterentwickeln?

Herr Tiedtke. Diese Behörde hat ihre Wurzeln im Innenressort; Auslöser war die Gründung des damaligen Bundesgrenzschutzes. Ich kann mir vorstellen, dass das Beschaffungsamt als zentraler Dienstleister nicht mehr nur für das Innenressort zuständig sein wird. Das nationale und das EU-Vergaberecht haben uns schon längst zu einem wirtschaftspolitisch tätigen, unternehmerisch und ökologisch denkenden sowie an soziale Kriterien ausgerichteten Zentraleinkäufer gemacht. Die Bundesregierung hat in ihrem Koalitionsvertrag vorgesehen, derartige Dienste ressortübergreifend bei zentralen Dienstleistern zu konzentrieren. Wichtig ist mir, dass der Dienstleistungszentrierungsgedanke in der nächsten Legislaturperiode erneut belebt wird.

CP. Vielen Dank für das informative Gespräch. Für Ihre Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute.