Um den zukünftigen Anforderungen gerecht werden zu können, hat der Leiter der Münchner Berufsfeuerwehr, Oberbranddirektor Dipl.- Ing. Wolfgang Schäuble, 2008 seine Vision 2020 vorgestellt. Darin enthaltene Ziele sind beispielsweise die Verbesserung der Zusammenarbeit und Abstimmung, die Optimierung der Informationskultur und Verkürzung der Entscheidungswege sowie eine generelle Effizienzsteigerung.
Anhand des folgenden Beispiels soll dargestellt werden wie die Münchner Berufsfeuerwehr diese Vision konkret umsetzt.

Bis Ende 2013 verfügte jede der zehn Feuerwachen in München über einen Wachleiter, der direkt der Abteilungsleitung unterstellt war. Der Wachleiter, als erfahrener Mitarbeiter nach einem erfolgreichen Aufstieg in die 3. Qualifizierungsebene*, versah seine Tätigkeit vom Tagesdienst aus. Seine Ansprechpartner im Wachdienst waren vorrangig die drei Wachabteilungsführer seiner Wache. Der Wachleiter hatte keine direkten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Tagesdienst. Aufträge konnten daher nur an die Wachabteilungsführer bzw. deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergegeben werden. Eine schnelle Auftragsverteilung und -erledigung sowie deren Controlling waren schwer möglich. Die Position des Wachleiters stellte aber auch bei der Informationsweitergabe eine Engstelle dar. Defizite sowohl im quantitativen als auch qualitativen Informationsfluss waren erkennbar. Die Wachleiter kommunizierten zum Teil sehr unterschiedlich. Dadurch kam es zwangsläufig zu unterschiedlichen Interpretationen und Darstellungen. Speziell die Weitergabe der Linie der Dienststellen- und Abteilungsleitung kamen oft nur stark persönlich interpretiert bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Wache an. Damit war der Boden für Gerüchte und Fehlinformationen bereitet.
Dennoch ist es auf Grund der Führungsspanne und der Aufgaben der Abteilungsleitung nicht gelungen, hier eine ausreichende Harmonisierung erreichen zu können.

Abb. 2: Der Einsatzzug der Berufsfeuerwehr München.

Abb. 2: Der Einsatzzug der Berufsfeuerwehr München.

Aus dieser Analyse leitete sich die Idee ab, grundsätzlich das flache dreistufige Hierarchiesystem Direktion – Wachleiter – Wachabteilungsführer zu belassen. Die Zwischenebene sollte jedoch eine Bündelungsfunktion erhalten. Statt den Wachleitern sollen nun zwei Direktionen diese Funktion für jeweils fünf Feuerwachen übernehmen.

Neue Organisationsform

Die Überlegungen mussten sich aber nun konkret in einer Organisation mit Aufgaben und Zuständigkeiten widerspiegeln. Grundlegende Frage dabei: Wie kommt man strukturiert zu einer neuer Organisationsform? Es waren nicht nur die Direktionen sondern die komplette Abteilung neu zu strukturieren, da gleichzeitig auch Organisationseinheiten zur zentralen Koordination und der technischen Unterstützung einzurichten waren. Bei der Branddirektion sind Qualitätsmanagement und Prozessorientierung bereits seit Jahren eingeführt. Es sind Prozesse definiert sowie die Verantwortlichkeiten dafür festgelegt. Für die Prozesse Brandbekämpfung/Technische Hilfeleistung sowie Notfallrettung liegt die Prozesseignerschaft bei der Abteilungsleiterin. Die Prozessverantwortung wurde für beide Prozesse Brandbekämpfung und Technische Hilfeleistung einerseits und Notfallrettung andererseits auf die beiden Direktionsleiter delegiert. Das bedeutet, jeder ist dafür verantwortlich, dass in seinen Standorten die Prozesse nach den Vorgaben ablaufen. Beide Direktionsleiter kamen nicht aus der Abteilung Einsatzbetrieb. Damit fließen neue Perspektiven, Idee und Herangehensweisen in die Umstrukturierungsmaßnahmen mit ein. Die ehemaligen Wachleiter bringen ihre Erfahrungen und Kenntnisse nun in den Direktionen ein. Seit 01.01.2014 arbeiten die sogenannten Direktionsteams nun in der neuen Zusammensetzung.

Kasten_1

Sehr wichtig war uns, dass wir durch die Einführungen der beiden Direktionen keine zwei Feuerwehren erhalten, sondern eine Feuerwehr bleiben. Sowohl das einsatztaktische Vorgehen bleibt gleich, als auch der Umgang mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie die Personalentwicklungsmöglichkeiten in beiden Direktionen. Alle Fragen der technischen Ausstattung werden gleich behandelt. Daher wurden die bereits oben angesprochenen zentralen Unterstützungseinheiten eingerichtet. Die eine unterstützt im Bereich „Human Ressource“, d. h. in allen Belangen des Personalcontrollings, der Personalauswahl, der Personalentwicklung und der Bewerberbetreuung. Die zweite Unterstützung finden die Direktionen im Bereich Technik, d. h. Einsatzmittel und Infrastruktur.

Aufgabenverteilung

Die Aufgabenverteilung in der Direktionsleitung erfolgt analog der FwDV 100 in den Stabsfunktionen S1, S2/S3 und S4. Dies hat einen großen Wiedererkennungswert und erleichtert die Zusammenarbeit.
Die Direktionsteams bestehen derzeit aus dem Direktionsleiter und vier weiteren Mitarbeitern mit den Aufgaben Personal/Innerer Dienst (S1), Betriebssteuerung (S2/S3) mit zwei Mitarbeitern und Infrastruktur/Logistik/Finanzen (S4).
Mit der neuen Struktur soll erreicht werden, dass es klare und eindeutige Zuständigkeiten gibt, Entscheidungen transparent und nachhaltig sind und die Informationswege kurz sind. Die Führungskräfte geben eine klare Linie vor, innerhalb der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch ihre Freiräume nutzen. Damit soll neben der Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch eine gezielte Personalentwicklung erreicht werden
Die ersten Erfahrungen zeigen, dass vor allem die Wachabteilungsführer mehr Aufgaben und Verantwortung übernehmen müssen. Dies war für manche ein Gewöhnungsprozess, der teilweise noch andauert. Aber im Sinne einer Personalentwicklung und auch kurzer Entscheidungswege ist es sinnvoll, dass die Mitarbeiter ihre Freiräume selbstverantwortlich nutzen. Die Wachleiter sind jetzt Mitglieder in den Direktionsteams und sind dort mit ihrer Erfahrung und ihrem Engagement ein wichtiger Baustein.

Abb. 3: Organigramm der Abteilungen Einsatzbetrieb. (Bilder: Branddirektion München)

Abb. 3: Organigramm der Abteilungen Einsatzbetrieb.
(Bilder: Branddirektion München)

Zusammen mit der Organisation mussten auch die Kommunikationswege neu gestaltet werden. Hier haben wir im Vorfeld viel Zeit investiert. Die Ablauf- und Aufbauorganisation wurden gleichzeitig mit der Kommunikationsstruktur erstellt. Neben der hierarchisch bedingten Kommunikation wie Abteilungsbesprechung, Unterabteilungsbesprechung, Jour fixen u. ä. wurden sogenannte Koordinierungskreise zu ausgewählten Themen eingerichtet. Dort finden sich themenbezogen Vertreter aller beteiligten Organisationseinheiten (auch anderer Abteilungen) zusammen, um neben dem Informationsaustausch auch schnell und abgestimmt Lösungen herbeiführen zu können.

Fazit

Für eine gründliche Evaluation ist es jetzt natürlich noch zu früh. Aber wir sind sehr zuversichtlich, dass sich die ersten Rückmeldungen und Eindrücke weiter positiv entwickeln.

* In Bayern wurden die Qualifizierungsebenen (QE) eingeführt und ersetzen die Bezeichnungen für die Beamtenlaufbahnen wie einfacher, mittlerer und gehobener oder höherer Dienst. Die 3. QE ist gleichzusetzen mit dem früheren gehobenen Dienst.

Bildquelle: Abb. 1: Vollbrand zweier Busse in einer Garage. (Bild: Branddirektion München)

2012_07_26_Gebhart(04) Sandra_002Anschrift der Verfasserin:
Branddirektorin Dipl.-Ing. Sandra Gebhart
Abteilung Einsatzbetrieb
Landeshauptstadt München
Kreisverwaltungsreferat HA IV Branddirektion München
An der Hauptfeuerwache 8, 80331 München
Tel.: 089- 2353-3102
E-Mail: sandra.gebhart@muenchen.de

 

Dipl.-Ing. Sandra Gebhart
1986 – 1993: Studium Maschinenbau an der TU München
1993 – 1996: Brandreferendarin der Staatlichen Feuerwehrschule Regensburg
Seit 1996: Tätigkeit bei der Branddirektion München
Seit 2012: Leitung der Abteilung Einsatzbetrieb