Eine Herausforderung für alle Beteiligten

Die Planung, Genehmigung und sichere Durchführung von Veranstaltungen ist eine komplexe und anspruchsvolle Aufgabe für alle Beteiligten. In Publikationen, Seminaren und Fachtagungen wurde die Thematik aus unterschiedlichen Blickwinkeln im Jahr 2012 häufig behandelt. Die besondere Herausforderung besteht für alle an einer Veranstaltung beteiligten Funktions- und Verantwortungsträger darin, dass fast jede Veranstaltung aufgrund der lokalen Besonderheiten einer Einzelfallbetrachtung unterzogen werden muss. Dabei sind verschiedene Regelwerke aus unterschiedlichen Rechtsgebieten anzuwenden. Ein richtungsweisendes Papier aus Nordrhein-Westfalen bietet hierfür nützliche Hilfestellungen.
Maximale Transparenz nach außen und nach innen erleichtert die Veranstaltungsplanung von der ersten Idee bis zur Nachbesprechung. Transparenz nach außen bedeutet, dass der Veranstalter bereits in der Planungsphase verbindliche Informationen von der zuständigen Behörde erhält, damit eine Einschätzung möglich ist, ob die Beantragung einer Veranstaltung überhaupt eine Chance auf eine Genehmigung haben kann. Der Veranstalter sollte für sich bereits vor der Beantragung entscheiden können, ob er die zu erwartenden Auflagen mit seinen organisatorischen und finanziellen Möglichkeiten erfüllen kann.
Transparenz nach innen bedeutet, dass innerhalb der beteiligten Kommune allen zuständigen und betroffenen Organisationseinheiten, Behörden und Institutionen eine geplante Veranstaltung frühzeitig bekannt ist, damit alle Beteiligten ihre Belange bereits in der Planungsphase einbringen können.

Ein Lösungsansatz für Transparenz kann die Einrichtung eines zentralen Ansprechpartners für (Groß-)Veranstaltungen innerhalb der Kommune sein, so wie es in dem nordrhein-westfälischen „Orientierungsrahmen für Großveranstaltungen im Freien“ des Ministeriums für Inneres und Kommunales NRW vorgeschlagen wird. Die Funktion des zentralen Ansprechpartners ist die erste Anlaufstelle für den Antragsteller in der Planungs- und Genehmigungsphase. Fällt die Entscheidung, dass die geplante Veranstaltung als „Großveranstaltung“ zu bewerten ist, bedient sich der zentrale Ansprechpartner eines zusätzlichen Gremiums (Koordinierungsgruppe) innerhalb seiner Behörde, um den weiteren Genehmigungsablauf zu steuern. Ob ein solches Gremium als feste oder temporäre Einrichtung aktiv ist, hängt auch von der Größe der Kommune und der Häufigkeit von Veranstaltungen ab. Im Kern sollten in einer Koordinierungsgruppe immer Vertreter aus den folgenden Bereichen mitarbeiten (s. Orientierungsrahmen):

  • Sicherheit und Ordnung,
  • Bauaufsicht,
  • Straßenverkehr,
  • Feuerwehr,
  • Träger des Rettungsdienstes,
  • Polizei,
  • Verkehrsbetriebe und
  • Pressestelle.

Als drittes Element für die sichere Durchführung einer Veranstaltung ist die Bildung einer Veranstaltungsleitung durch den Genehmigungsinhaber sinnvoll. Dieses Gremium trifft sich vor (s. Abb. 1), während und nach der Veranstaltung mit den Behördenvertretern zur kurzfristigen Lösung aktueller Problemstellungen und langfristiger Analyse für Folgeveranstaltungen, um bestehende Konzepte aufgrund der Erkenntnisse weiter zu optimieren. Unter Beteiligung der entsprechenden Behördenvertreter ist es auch Aufgabe dieses Gremiums, frühzeitig Gefahren zu erkennen, die auf der Grundlage des Sicherheitskonzeptes zu einem Abbruch der Veranstaltung führen könnten.
Hiervon unberührt bleiben die Maßnahmen der Feuerwehr, des Rettungsdienstträgers und der Polizei, die auf der Basis ihrer jeweiligen gesetzlichen Regelwerke ereignisbezogene Einsatz- und Führungsstrukturen aufbauen.

Einheitliche Begriffe und Standards

Die Klassifizierung von Veranstaltungen ist schwierig, da sie von verschiedenen Gegebenheiten abhängig ist. Der anspruchsvollste Veranstaltungstyp für alle Verantwortlichen ist hier sicher die erstmalig im Freien stattfindende, mehrtägige Veranstaltung, bei der mit einer hohen (nur schätzbaren) Zahl von Besuchern zu rechnen ist, die zeitgleich auf einem Veranstaltungsgelände anwesend sind, das im Alltag aber nicht für derartige Anwendungen ausgelegt ist. Mittlerweile ist der Begriff „Großveranstaltung“ etabliert und in verschiedenen Quellen hinreichend genau definiert. Die im September 2010 von der Vereinigung zur Förderung des deutschen Brandschutzes (vfdb) veröffentlichte Richtlinie 03/03 „Einsatzplanung Großveranstaltungen“ umschreibt den Begriff zunächst noch etwas allgemein:
„Großveranstaltungen, neudeutsch häufig als ,Event‘ vermarktet, sind solche Veranstaltungen mit einer sehr großen Zahl von erwarteten Teilnehmern, wobei

  1. diese von unterschiedlicher Nationalität, Sprache, sozialer Schichtung, politischer Anschauung und religiösem Bekenntnis sein können und einen differenzierten kulturellen Hintergrund besitzen können,
  2. die Einwohner ebenfalls besonders involviert sind,
  3. die Veranstaltung von besonderer Bedeutung für die Region, national oder sogar international ist,
  4. meistens im Kern der Stadt oder auf besonderen Flächen angesiedelt ist.“

Die Definition im Sinne des im August 2012 in Nordrhein-Westfalen veröffentlichten Orientierungsrahmens konkretisiert den Begriff: „Großveranstaltungen […] sind Veranstaltungen,

  1. zu denen täglich mehr als 100 000 Besucher erwartet werden, oder
  2. bei denen die Zahl der zeitgleich erwarteten Besucher ein Drittel der Einwohner der Kommune übersteigt und sich erwartungsgemäß mindestens 5 000 Besucher zeitgleich auf dem Veranstaltungsgelände befinden, oder
  3. ­die über ein erhöhtes Gefährdungspotenzial verfügen.“

Die Kombination aus beiden Definitionen ermöglicht nunmehr eine gute Abgrenzung zu anderen Veranstaltungsarten. Der Orientierungsrahmen kommt für Veranstaltungen in Stadien ausdrücklich nicht zur Anwendung.

Als wesentliches Beurteilungskriterium für die behördliche Eingruppierung einer Veranstaltung führt der Orientierungsrahmen das Gefährdungspotenzial an, das mit einer Veranstaltung verbunden ist. Die Bewertung des Gefährdungspotenzials ist ein maßgebliches Kriterium für die Entscheidung, ob eine Veranstaltung in der vorgeplanten Form genehmigt werden kann. An dieser Stelle hat das Koordinierungsgremium eine zentrale Aufgabe. Bewertungskriterien für das Gefährdungspotenzial sind im Orientierungsrahmen zu finden.

Das Sicherheitskonzept als Schlüssel zum Erfolg

Als eines der zentralen Papiere für eine (Groß-)Veranstaltung ist das Sicherheitskonzept anzusehen, das durch den Veranstalter zu erstellen und dessen geistiges Eigentum es ist. Veranstalter, die noch keine Erfahrung mit der Erstellung von Sicherheitskonzepten gesammelt haben, finden zum Beispiel auf der Internetseite des nordrhein-westfälischen Innenministeriums ein Muster-Sicherheitskonzept als Hilfestellung. Grundsätzlich kann mit der Erstellung eines Sicherheitskonzeptes auch ein Dienstleister durch den Veranstalter beauftragt werden.
Die Muster-Systematik für ein Sicherheitskonzept führt den Veranstalter durch alle Aufgabenbereiche der Veranstaltung und „nötigt“ ihn, für die gesamte Veranstaltung zu überlegen, welche sicherheitsrelevanten Themen für seine geplante Veranstaltung von Bedeutung und welche organisatorischen Festlegungen zu treffen und zu beschreiben sind.
Für die betroffene Genehmigungsbehörde erleichtert die Systematik die Prüfung der Sicherheitskonzeption.

Die Inhalte des Sicherheitskonzeptes müssen den jeweiligen Funktions- und Verantwortungsträgern für ihren Zuständigkeitsbereich bekannt sein und im Bedarfsfall durch Unterweisungen vom Veranstalter vermittelt werden. Wichtiges Element ist auch ein Kommunikationsverzeichnis, in dem die entscheidungsbefugten Funktionsträger namentlich mit ihrer Erreichbarkeit zu finden sind. Eine ständige Erreichbarkeit ist sicherzustellen. Die alleinige Nutzung von Mobilfunkstrukturen (Handy) ist hierfür nicht ausreichend.

„Es ist doch noch nie etwas passiert!“

Spontan begegnen Veranstalter der Forderung nach einem Sicherheitskonzept gerne noch mit dem Hinweis, „dass doch noch nie etwas passiert sei“. Das mag für die beantragte Veranstaltung zwar grundsätzlich zutreffen, es lassen sich aber mit vergleichbar geringem Aufwand sehr schnell Daten finden, die zum Beispiel belegen, dass es seit September 2011 zu mehreren Ereignissen auf Volksfesten in Deutschland gekommen ist, bei denen es neben Schäden an Fahrgeschäften und fliegenden Bauten auch Personenschäden gab:

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Reality Monitoring

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Die Nutzung von neuen Datenquellen und Medien für die Veranstaltungssicherheit eröffnet verbesserte Möglichkeiten für die Lagebeurteilung während der Veranstaltung.
Im Rahmen des Schlossgrabenfestes 2012 wurde in Darmstadt erstmalig die Möglichkeit durch die Technische Einsatzleitung genutzt, auf Videobilder von stationären Kameras im Veranstaltungsgelände und auf Videobilder von temporär installierten Kameras des Veranstalters im Bühnenbereich zuzugreifen (s. Abb. 2). Eine Verfahrensweise, die sich sehr bewährt hat.
Das Fraunhofer-Institut für Intelligente Analyse- und Informationssysteme (IAIS) stellte auf der CEBIT 2012 zusammen mit Kooperationspartnern eine Technologie vor, die durch die Auswertung von Mobilfunkdaten und öffentlich zugänglicher Echtzeit-Informationsquellen (z. B. Twitter, Google+) eine Lagebewertung durch die Berechnung von Personendichten und Erkennung von sicherheitskritischen Situationen in den Kommunikationsplattformen unterstützen kann. In Kombination mit den Echtzeit-Videobildern scheint hier eine neue, verbesserte Qualität für die Lagebeurteilung möglich, um insbesondere kritische Personendichten frühzeitig erkennen zu können und Gegenmaßnahmen zu veranlassen.

Keine hundertprozentige Sicherheit

Besucher einer Veranstaltung entscheiden sich mit ihrer Teilnahme bewusst für ein erhöhtes allgemeines Lebensrisiko und können daher niemals eine hundertprozentige Sicherheit in Form eines „Rund-um-Sorglos-Paketes“ erwarten.

Im Orientierungsrahmen des Landes Nordrhein-Westfalen ist aber in der Vorbemerkung der wichtige Hinweis auf die Verantwortung und Regelungskompetenz des Hauptverwaltungsbeamten zu finden. Auf dieser Basis hat jeder Besucher einer Veranstaltung den berechtigten Anspruch darauf, dass sowohl der Veranstalter als auch die Kommune ihre Verantwortung kennen und die Planung und Durchführung einer Veranstaltung nach dem aktuellen Regelwerk und Stand der Technik sicher­stellen.

Anschrift des Verfassers:
Dipl.-Ing. Jens Rönnfeldt
Master in Disaster Management and Risk Governance
Brandoberamtsrat
Feuerwehr Darmstadt
Bismarckstraße 86
64293 Darmstadt
Tel.: 06151 / 780 – 1100
E-Mail: jens.roennfeldt@darmstadt.de

Jens Rönnfeldt
geb. am 14. April 1961 in Darmstadt

  • 1988: Abschluss Elektrotechnikstudium, Schwerpunkt Automatisierungstechnik an der Fachhochschule in Darmstadt
  • 1989: Anerkennung zum Rettungsassistenten
  • 5/1988 – 5/1990: Ausbildung gehobener feuerwehrtechnischer Dienst
  • 5/1990 – 4/2010: Branddirektion Frankfurt am Main
  • 5/2010 bis heute: Feuerwehr Darmstadt, stellvertretender Amtsleiter; Abteilungsleiter Einsatz
  • 10/2010 – 05/2012: berufsbegleitendes ­Masterstudium KaVoMa an der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn
  • Seit 1996: Gastdozent an der Akademie für Krisenmanagement, Notfallplanung und Zivilschutz in Bad Neuenahr-Ahrweiler