Immer vor der Lage sein!

Incident-Management kennen Fachleute aus dem IT-Bereich. Es handelt sich dabei um festgelegte Prozesse, Workflows und auch um Workarounds, um Störungen (Vorfälle) in einem IT-System schnell und effizient aus der Welt zu schaffen, bevor sie das Kerngeschäft eines Unternehmens, einer Behörde oder Organisation erheblich stören.

Denkt man einfach mal größer, so erkennt man schnell, dass es nicht nur um technische Störungen wie den Ausfall des ­Druckers oder des Internets gehen muss, um einem Unternehmen und den Menschen einen Schaden zuzufügen.

Vom Ausfall einer Maschine, der zum Produktionsstopp einer ganzen Linie führt, bis zum Leck in einer Chemieanlage oder einem Atomkraftwerk, das zum großen Störfall werden kann, ist hier alles möglich.

Das Wichtigste hierbei ist, schnell zu handeln. Dazu müssen die richtigen Leute schnell informiert werden: Serviceteams, Techniker, Werkfeuerwehr, Sicherheitspersonal, Krisenstab bis hin zum Rettungsdienst gibt es – je nach Lage – viele verschiedene Gruppen zu alarmieren und zu koordinieren.

In der Praxis kommt es jedoch oftmals vor, Telefonlisten manuell abzuarbeiten. Das kostet Zeit, bindet Personal, womöglich stimmen die Rufnummern nicht mehr. Das heißt, die Verantwortlichen haben keine Sicherheit, alle Beteiligten rechtzeitig zu erreichen. Zudem sind diese Alarmwege häufig an die eigene nicht ausfallsichere Infrastruktur gekoppelt.

GroupAlarm als SaaS-Lösung für effiziente Zusammenarbeit im Not- und Krisenfall

Dank der intelligenten Software-as-a-Service-Lösung GroupAlarm erreichen die Nutzer alle Schlüsselpersonen schnell und vor allem gezielt. Damit bewältigen sie alle wichtigen Aufgaben, die zu einem reibungslosen Alarmierungs- und Kommunikations­prozess gehören:

Sie benachrichtigen Mitarbeiter im Dienst, in der Bereitschaft oder zu Hause komplett automatisiert auf zahlreichen Endgeräten unter Berücksichtigung von Dienstplänen.

Sie alarmieren, informieren und koordinieren alle Schlüsselpersonen, Einsatzkräfte, Mitarbeiter, Sanitäter, Ersthelfer, den Werkschutz und Entscheider gezielt nach Qualifikationen.

Sie erreichen Produktionsmitarbeiter und Zulieferer auch unter schwierigen äußeren Umständen, wie zum Beispiel bei hohen Emissionen oder außerhalb des eigenen Funknetzes.

Sie sorgen für die schnelle und zuverlässige Einberufung eines Krisenstabs und von Gefahrgutmanagern unter Berücksichtigung ihrer Qualifikationen.

Sie initiieren Massenalarmierungen und sorgen für eine schnelle Evakuierung von Gebäuden unter Einberufung von Bereitschaftsteams und Evakuierungshelfern.

Sie unterstützen die Verantwortlichen für Öffentlichkeitsarbeit, damit diese ihre Mitarbeiter, die Bevölkerung und Pressevertreter transparent und schnell mit Informationen versorgen.

Mit Handlungsanweisungen ­Unvorher­gesehenes bewältigen

Neben der eigentlichen Alarmierung ist es in Krisenfällen wichtig, Prozesse und vorbereitete Maßnahmenkataloge einzuhalten. Das ist nicht nur im Blaulichtbereich eine gute Möglichkeit, definierte Abläufe vor allem in der Verwaltung abzubilden. Gerade auch im industriellen Umfeld helfen solche Kataloge, die bisherigen Papierlisten zu digitalisieren und im Rahmen des Business Continuity Managements (BCM) Prozesssicherheit zu schaffen.

GroupAlarm bietet solche Maßnahmenpläne und erforderliche Dokumentationen zentral in einer Software.

Mit der neuesten Version von GroupAlarm wurden die sogenannten Handlungsanweisungen eingeführt, in denen sich für den jeweiligen Störfall betrieblich festgelegte und entwickelte Prozesse abbilden lassen. Diese Prozesse werden in Form sogenannter Handlungskataloge in GroupAlarm hinterlegt und enthalten beliebig viele Anweisungen, die nacheinander angeordnet werden und abgearbeitet werden müssen. Mögliche Abzweigungen innerhalb des Prozesses sind ebenfalls möglich, sodass die Nutzer später aus mehreren Fällen die passende Auswahl treffen können.

Beispiel: Vorfall in einem ­Industrieunternehmen

Als Beispiel dient ein Vorfall in einem Industrieunternehmen. Der Unfall an einer Maschine sorgt für Personenschaden und einen Produktionsstopp. Durch sichtbare Rauchentwicklung ist die Öffentlichkeit aufmerksam geworden. Um die Informationen schnell zu verarbeiten, die Ursachen zu analysieren und die Situation vor einer Eskalation in den Griff zu bekommen, sind viele Akteure notwendig. Neben der Alarmierung müssen die dann notwendigen Maßnahmen im Rahmen von Reaktions- und Wiederanlaufplänen sichergestellt werden. Das Unternehmen verwendet GroupAlarm als Krisen- und Kommunikationssoftware und hat genau diese Schritte im Vorfeld geplant. So werden nun per Klick die entsprechenden Szenarien aktiviert. Die Geschwindigkeit der Lösung eines Vorfalls ist ein entscheidender Wett­bewerbsvorteil.

Alarmierung

Um den Personenschaden kümmern sich umgehend Rettungsdienst und Werksicherheit. Da das Ereignis in Form der Rauchent­wicklung eine Außenwirkung hat, muss ein Statement ­vorbereitet werden. Dieses Statement ist zeitkritisch, denn erfahrungsgemäß werden über die sozialen Medien schnell Bilder und Videos von der Rauchentwicklung im Umlauf sein. Als Erstes wird daher ein Krisenstab alarmiert, der aus verantwortlichen Technikern, der Geschäftsführung sowie Pressesprecher und Krisenmanager besteht. Diese Rollen wurden in der Software als Label angelegt und einer oder mehreren Personen zugewiesen. Kommt es nun zur Aktivierung des Krisenstabes, sucht GroupAlarm selbst­ständig die gewünschten Funktionen in der gewünschten Anzahl und alarmiert entsprechend. Die ausgewählten Empfänger bestätigen den Alarm und besetzen damit die gewünschte Position.

GroupAlarm disponiert bei Konflikten in der Besetzung automatisch und intelligent um, damit alle Stellen im Krisenstab besetzt sind. Die Software mobilisiert weder zu viele noch zu wenige Teilnehmer. Der Krisenstab kann dann umgehend seine Arbeit aufnehmen und sich mit Ursachenanalyse, Reaktion und Wiederherstellung des Normalzustandes befassen.

Handlungsanweisungen

Zeitgleich mit der Alarmierung des Krisenstabes werden die vorbereiteten Handlungsanweisungen gestartet: Schritte zur Ursachenanalyse, Verfassen einer Pressemeldung oder Wiederanlaufpläne für die Produktion. Die Prozesse sehen verschiedene Schritte vor, die nacheinander durchgeführt werden müssen. Neben der geführten Abarbeitung der Prozesse wird gleichzeitig eine Dokumentation erstellt, wer wann, mit welchem Ergebnis die Prozessschritte abarbeitet.

Nachalarmierung

Sollte die Arbeit länger anhalten, können die Verantwortlichen über GroupAlarm eine Ablösung des aktuellen Krisenstabes anfordern. Da der aktuelle Einsatz noch nicht beendet ist, weiß das System, dass die Kräfte noch im Einsatz sind und für eine Alarmierung nicht zur Verfügung stehen. Bei einer erneuten Anforderung weiterer Kräfte werden also nur diejenigen Teilnehmer erreicht, die noch nicht im Einsatz sind. Hier entfallen komplizierte Überlegungen zur Verfügbarkeit der Teilnehmer.

“Vor der Lage sein!”

Bei Blaulichtorganisationen gibt es den Ausdruck “Vor der Lage sein” bzw. “Vor die Lage kommen”. Gemeint ist, durch genügend Vorbereitung immer einen Schritt weiter als das Ereignis zu sein. Nur dann ist man in der Lage, zu agieren, anstatt zu reagieren. Mit diesen Tools unterstützt GroupAlarm BOS und Industrieunternehmen, Städte, Kommunen oder Krankenhäuser effektiv dabei, unerwartete Lagen durch eine optimale Vorbereitung in den Griff zu bekommen und weniger Überraschungen zu erleben.

Praxisbeispiel: Aldi Nord nutzt GroupAlarm zum Management von Produktrückrufen

Nicht nur Industrieunternehmen wie MVV Energie oder Siemens, sondern auch Unternehmen anderer Branchen wie Deutschlandradio oder neuerdings Aldi Nord haben die Vorzüge von ­GroupAlarm erkannt. Der Discounter nutzt die Software, um Produkt­rückrufe – die auch als eine Art von Incident anzusehen sind – darüber abzuwickeln.