Der beste Dienstausweis ist digital

Nicht erst durch die Pandemie ist das Smartphone zu einem wichtigen Hilfsmittel im täglichen Leben geworden und unterstützt seine Nutzer auch immer mehr im Bereich der elektronischen Identität. Auch die Bundesregierung kommt ihrer Verpflichtung aus dem neuen Onlinezugangsgesetz (OZG) der EU nach und plant bis Ende 2022 u.a. den digitalen Personalausweis. Warum sollte deshalb nicht auch der bisherige Dienstausweis voll digital eingesetzt werden und somit allen Beteiligten viel Arbeit, Zeit und Kosten sparen?

Die Fima MP-BOS GmbH hat dazu in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Feuerwehrverband den ersten voll digitalen Dienstausweis „BOS-ID“ für Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben auf den Markt gebracht und somit die dringend notwendige Digitalisierung um einen wichtigen Punkt ergänzt.

Eine Ära geht zu Ende

Vielen kennen ihn noch oder haben ihn sogar noch irgendwo in der Schublade, den guten alten roten Feuerwehrausweis aus Papier. Liebevoll der „Lappen“ genannt, hat er viele Jahrzehnte seinen Dienst getan und wurde dann fast überall durch Plastikkarten ersetzt. Neben dem immer größeren Platzbedarf für unterschiedliche Plastikkarten in den Geldbörsen, hat man zwischenzeitlich aber auch die Nachteile dieser analogen Ausweise erkannt: ungenügende Sicherheitsmerkmale, keine Aktualisierbarkeit, keine Sperrmöglichkeit, großer Arbeitsaufwand bei der Ausstellung und Herstellung, usw.

Zeit für Digitalisierung

Bereits 2019 hat sich deshalb eine Projektgruppe aus Fachleuten mit dem Thema „Digitaler Dienstausweis BOS“ beschäftigt und alle Anforderungen an eine professionelle und leistungsfähige Alternative zu den bisherigen Ausweisen ausgearbeitet. Ein wichtiger Aspekt war dabei die Verbreitung und Akzeptanz des Smartphones als digitales Medium im täglichen Alltag. Bereits vor der Pandemie war diese mit fast 92% der Nutzer im BOS-Bereich sehr hoch und ist während der Pandemie und den damit notwendigen Smartphone-Funktionen, wie z.B. COV-Pass-App oder Luca-App, noch um einige Prozentpunkte gestiegen. Diese sehr hohe Verfügbarkeit war eine wichtige Grundlage für die Realisierung eines rein digitalen Dienstausweises.

Eine weitere Herausforderung war die Integration aller beteiligten Prozesse, wie z.B. Beantragung, Genehmigung, Aktualisierung und Sperrung eines Ausweises als rein digitale Funktionen umzusetzen und somit einen komplett papierlosen und schnellen Workflow zu ermöglichen.

Aller guten Dinge sind 3

Um alle Anforderungen optimal realisieren zu können, wurde das gesamte Projekt in 3 unterschiedliche Bestandteile untergliedert: dem Management-Portal, der Smartphone-App und dem Verifizierungssystem. Durch die Entkopplung und Individualisierung der Systeme wurde so ein Höchstmaß an Flexibilität, Verfügbarkeit und Sicherheit gewährleistet.

Das Management-Portal

Mit diesem webbasierten Portal kann der komplette Dienstausweis-Workflow, von der Neuerstellung, Datenerfassung, Genehmigungsverfahren, Änderungsantrag, Terminüberwachung bis hin zur Sperrung komplett digital und ohne Installation von Software direkt online erledigt werden. Durch eine integrierte Mandantenfähigkeit und Benutzerverwaltung mit unterschiedlichen Zugriffsrechten können pro Kunde auch unterschiedliche Organisationen (z.B. Feuerwehr und Ordnungsamt) und unterschiedliche Aufgabenbereiche (z.B. Datenerfassung und Genehmigung) komfortabel separat verwaltet werden. Alle Daten werden dabei DSGVO-konform und sicher gespeichert. Für jede Organisation können dazu auch individuelle Ausweis-Layouts hinterlegt werden.

Die Smartphone-App

Mit der speziellen App (für iOS und Android Systeme) wird über eine authentifizierte Verbindung die Anzeige des persönlichen Dienstausweises auf dem Smartphone des Teilnehmers ermöglicht.

Zuvor wird das Smartphone über eine 2-Faktor-Authentifizierung mit dem Server des Management-Portals verbunden und lizensiert. Durch verschiedene Sicherheitsfunktionen wird das Kopieren oder Manipulieren des Ausweises in der App ausgeschlossen.

Wenn der Ausweis im Management-Portal gesperrt wurde, wird er in der App beim nächsten Start automatisch gelöscht und ist somit zusätzlich vor Missbrauch geschützt.

Das Verifizierungssystem

Damit Dritte die Echtheit des digitalen Dienstausweises jederzeit einfach und schnell überprüfen können, ist keine zusätzliche App (wie z.B. bei der COV-Pass-Check-App) notwendig. Mittels eines integrierten dynamischen QR-Codes kann das Online-Verifizierungssystem direkt abgefragt und das Ergebnis angezeigt werden. Zusätzlich kann über einen eindeutigen Ausweisnummer-Barcode eine Zuordnung zu regionalen Bonussystemen erfolgen.

Änderungen leicht gemacht D

Die Ausweisdaten oder das Passfoto müssen geändert werden? Kein Problem, denn mit der BOS-ID-App kann der Nutzer selbst jederzeit und unkompliziert einen digitalen „Änderungsantrag“ absenden, der dann von der zuständigen Behörde im Management-Portal nur noch per Knopfdruck übernommen und genehmigt werden muss. Keine umständlichen Formulare, kein Versand, keine Wartezeiten und vor allen Dingen keine neuen Ausweise mehr drucken.

Schneller Start durch Datenimport

Um mit dem digitalen Dienstausweissystem schnell und ohne viel Arbeit zu starten, können einfach die gewünschten Ausweisdaten aus der vorhandenen Personalverwaltung in eine Excel-Tabelle exportiert und damit direkt in das Managementportal importiert werden. Danach müssen lediglich noch die Passfotos verknüpft und die Ausweise genehmigt werden.

Starker Partner DFV

Der Deutsche Feuerwehrverband in Berlin bündelt und vertritt die Interessen der 16 Landesverbände in Deutschland und somit von über 1,3 Millionen Angehörigen in fast 30.000 Feuerwehren. Der DFV war bereits früh von der Idee eines digitalen Dienstausweises überzeugt und hat als wertvoller Partner einen wichtigen Beitrag im Projekt „BOS-ID“ geleistet. Damit bei den Feuerwehren die Digitalisierung sinnvoll ausgebaut und Arbeitsabläufe vereinfacht werden können, unterstützt der DFV ausdrücklich die Einführung des neuen digitalen Dienstausweises. Auf Wunsch kann der Benutzer dann auch das spezielle DFV-Ausweislayout dafür nutzen.

Wer seine Digitalisierung weiter ausbauen, Arbeitsabläufe vereinfachen und alle Vorteile eines voll digitalen Dienstausweises nutzen möchte, sollte jetzt auf BOS-ID umsteigen.