Seit dem 2. September ist die Bundeszentrale für politische Bildung (bpb) offiziell die dritte Behörde nach dem Bundesamt für Justiz (BfJ) und dem Bundesministerium der Finanzen (BMF), die den Pilotbetrieb der E-Akte Bund aufgenommen hat.
Die Pilotierung der E-Akte Bund startet mit dem Fachbereich Multimedia (FBE), dem Referat Innerer Dienst (Z/3) sowie der Hausleitung an den Standorten Bonn und Berlin mit ca. 60 Nutzerinnen und Nutzern. Schulungen im System erfolgten am 30. und 31. Juli in Berlin und vom 14. bis 16. August sowie 11. bis 13. September in Bonn. Für die erfolgreiche Produktivsetzung und alle Vorbereitungen dazu, ist die Leiterin des Projektteams, Frau Larissa Guth, verantwortlich.
Ursprünglich sollte die bpb schon in der ersten Hälfte des Jahres mit der Pilotierung beginnen. Aufgrund projektbedingter Verzögerungen während der Bereitstellung der Systeme und der Test- und Konfigurationsphase sowie als Reaktion auf kurzfristig erkannte interne Bedenken wurde die Pilotierung verschoben. Die gewonnene Zeit wurde genutzt, um die E-Akte Bund an die Bedürfnisse der bpb anzupassen und Bedenken am System gezielt auszuräumen.
So konnte die Akzeptanz bei Anwenderinnen und Anwendern nochmal deutlich gesteigert werden. Diese wird auch dadurch verstärkt, dass die Beschäftigten des Pilotbereichs Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge bereits während der Pilotierung einbringen können und diese möglichst zeitnah umgesetzt werden. Die Bemühungen in der bpb tragen somit auch direkt zu einer gesamten Verbesserung der Anwendung bei.
Ebenso wie die anderen Pilotbehörden stand und steht die bpb in engem Austausch mit der Projektleitung in der Arbeitsgruppe Dienstekonsolidierung (AG DG I 5) im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und den weiteren Projektbeteiligten (ITZBund, BVA, BSI, BfDI, Bundesarchiv und Fabasoft). Probleme konnten auf diese Weise schnell und richtig adressiert und die Lösungswege gemeinsam erarbeitet werden.
Während der jetzt laufenden Pilotierung erhofft sich das BMI viele Erkenntnisgewinne aus der produktiven Arbeit mit der E-Akte Bund in der bpb. Offiziell zusammengefasst werden die Ergebnisse der Pilotierung in einem Erfahrungsbericht am Ende des Jahres. Das Gesamtprojekt wird alle Best Practices aus der Pilotierungsphase aufbereiten und in Form von verschiedenen Materialien den weiteren Pilot- und den ersten Nutzerbehörden 2020 zur Verfügung stellen.
