Informationsvorlagen für die interorganisationale Kommunikation im Krisenfall

In Krisensituationen müssen Infrastrukturbetreiber und Behörden eine Vielzahl an Informationen zu Ereignissen, Maßnahmen und drohenden Kaskadeneffekten austauschen. Um Informationsüberflutung und -verluste zu vermeiden, ist es unerlässlich, dass die Kommunikation in umfassender, prägnanter und verständlicher Weise vollzogen wird. Standardisierte Informationsvorlagen können hierfür einen wichtigen Beitrag leisten. In diesem Artikel werden erste Ergebnisse zur Entwicklung von drei Informationsvorlagen vorgestellt, die sich an typischen interorganisationalen Praktiken orientieren. Dies sind die Abschätzung der wechselseitigen Betroffenheit von Ereignissen, die Maßnahmenkoordination und die mittel- und langfristige Planung von Kräften und Mitteln, um in der Krise vor die Lage zu kommen.

Sind bei Großschadenslagen und Katastrophen kritische Infrastrukturen betroffen, ist eine enge Kooperation zwischen Betreibern und Behörden erforderlich. Relevante Lageinformationen und mögliche Folgeeffekte müssen zügig gemeldet, gemeinsame Maßnahmen koordiniert und das mittel- und langfristige Vorgehen geplant werden. Dazu müssen viele Informationen ausgetauscht und verarbeitet werden. 

Aufgrund unterschiedlicher Organisationslogiken weichen Darstellung und Bewertung der Informationen teils erheblich voneinander ab. Dies führt sowohl zu Informationsdefiziten als auch zu Überflutungen und Missverständnissen. Daher wird empfohlen, Informationsvorlagen zu entwickeln, die eine standardisierte und prägnante Eingabe, Darstellung und Verarbeitung von Informationen ermöglichen. 

Der vorliegende Artikel stellt vor, wie Informationsvorlagen in einem interorganisationalen Kommunikationstool praktisch gestaltet sein können, damit die Informationen vom Empfänger in kurzer Zeit und bei minimaler Beanspruchung kognitiv verarbeitet und als Grundlage für weitere Entscheidungen verwendet werden kann.

Dazu wurden in einem monatlich stattfindenden Gremium mit Vertretern von Versorgungsunternehmen und Behörden (Gas, Fernwärme, Strom, Wasser, Nahverkehr, Telekommunikation sowie Polizei, Feuerwehr und die Senatsverwaltung für Inneres und Sport) interorganisationale Kaskadeneffekte und damit verbundene Informationsbedarfe anhand unterschiedlicher Szenarien (Munitionsfund, Ausfall der Wasserversorgung, Hitzewelle, langanhaltender Stromausfall) erarbeitet. Szenarioübergreifend erwiesen sich drei Prozesse als besonders relevant:

Meldung von Schadensereignissen

Mitteilung von geplanten oder eingeleiteten Maßnahmen

Weiterleitung von Prognoseinformationen z. B. zur Dauer von Versorgungsausfällen.

Im Folgenden werden die für diese Prozesse entwickelten Informationsvorlagen und ihre Komponenten vorgestellt. Sie wurden im Rahmen von Workshops mit den beteiligten Organisationen hinsichtlich ihrer Gebrauchstauglichkeit für Sender und Empfänger getestet und kontinuierlich weiterentwickelt.

Ereignisvorlage

Die Vorlage hat zum Ziel, über neue Ereignisse schnell zu informieren und den Organisationen die Prüfung der eigenen Betroffenheit zeitnah zu ermöglichen. Dabei folgt sie dem Prinzip, Eingabe und Darstellung der Informationen eng aneinander zu koppeln. So finden sich Sender und Empfänger beim Rollenwechsel schneller in der Vorlage zurecht.

Titel: Der Melder wird dazu aufgefordert einen prägnanten Titel anzugeben, der das Ereignis charakterisiert.

Wer informiert über das Ereignis? 

Im interorganisationalen Kontext werden jeder Organisation Name und Logo zugeordnet. Gerade bei anhaltenden Lagen mit vielen Meldungen hilft dies, den Überblick zu behalten. Zusätzlich erhält der Empfänger mit einem Click auf das Logo Informationen zu Ansprechpartnern und deren Kompetenzen.

Was ist passiert? 

Die Erfassung erfolgt zum einen durch eine Auswahlliste bekannter Ereignisarten. Dies erleichtert die Vergleichbarkeit und das Wiederauffinden des Ereignisses. Zum anderen existiert ein Textfeld, in dem zusätzliche Informationen hinterlegt werden. Der Sender soll eine kurze und verständliche Beschreibung der Ereignisse frei verfassen.

Was ist die Ursache?

Auch wenn die Ursache eines Ereignisses in vielen Fällen im ersten Moment noch nicht zur Verfügung steht, wird der Sender daran erinnert, dass diese Information für den Empfänger von Bedeutung sein kann. Auch wenn keine direkte Betroffenheit vorliegt, kann dennoch eine Vulnerabilität gegenüber der Ursache bestehen. Ihre Angabe wird ebenfalls im Textfeld zur Ereignisart vorgenommen, da dies den Meldegewohnheiten der Organisationen entgegenkommt.

Wo ist es passiert?

Der vom Ereignis betroffene Ort bzw. das Gebiet lässt sich oft am besten in einer Karte darstellen. Der Sender kann die Information sowohl über ein Adressfeld als auch durch direkte Markierung in der Karte hinterlegen. In der Karte werden zusätzlich eigene sowie Anlagen Dritter und andere kritische Objekte im betroffenen Gebiet sowie in dessen Umfeld angezeigt. Dies beschleunigt die Betroffenheitsprüfung und sorgt zudem für ein gemeinsames Verständnis des räumlichen Kontexts.

Wann ist das Ereignis eingetreten?

Soweit bekannt, erhält der Empfänger Informationen zum Zeitpunkt des Ereigniseintritts, die es erleichtern, das Ereignis zu anderen in Beziehung zu setzen.

Wann ist die Störung voraussichtlich beendet?

Ist das Störungsende bereits abzusehen, können Empfänger ihre Kräfte und Mittel besser planen, um Beeinträchtigungen zu überbrücken.

Welche Auswirkungen/Beeinträchtigungen werden erwartet?

Kaskadeneffekte können minimiert werden, wenn der Empfänger informiert wird, welche Auswirkungen und Beeinträchtigungen durch den Eintritt des Ereignisses zu erwarten sind.

Mit der Bitte um: Hier fordert der Sender die Empfänger zur „Betroffenheitsprüfung“ oder „Kenntnisnahme“ auf. Dies erleichtert es die Meldung hinsichtlich erforderlicher Handlungen einzuordnen bzw. wird der Anstoß gegeben, weitere Informationen auszutauschen und in eine Kommunika­tion über das Ereignis einzutreten.

Leitet sich nach einer Betroffenheitsprüfung ein Handlungsbedarf ab, können weitere Informationsvorlagen, wie Folgeereignisse, Maßnahmen und Prognosen erstellt werden. Die entsprechenden Funktionen sind am oberen Rand der Vorlage angeordnet. 

Leitet sich hingegen ein Informationsbedarf ab, stehen in der Aktionsbox rechts Optionen zur Verfügung, um gesondert Informationen zu Maßnahmen, Schadensprognosen, Rückfragen und Kommentaren anzufordern sowie über Beiträge zum Ereignis in einem Chat informiert zu werden.

In komplexen Lagen besteht zudem der Bedarf, über bestimmte Vorgänge nicht weiter informiert zu werden, wenn die eigene Betroffenheit ausgeschlossen wurde und Informationsüberflutung vermieden werden soll. Über eine Checkbox können die entsprechenden Aktualisierungen abbestellt werden.

Maßnahmenvorlage

Ziel der Vorlage ist es, auf Maßnahmen hinzuweisen, die andere Organisationen und deren Maßnahmendurchführung beeinträchtigen können. Nachfolgend werden nur die Komponenten erläutert, die nicht im Abschnitt „Ereignisvorlage“ vorgestellt wurden:

Ereignisbezug: Wenn möglich soll die Maßnahme mit einem vorhandenen Ereignis verknüpft werden.

Welche Maßnahme wurde getroffen? 

Über den Titel erhält der Empfänger einen ersten Hinweis zum Gegenstand der Maßnahme. Dies ermöglicht eine Relevanzprüfung, ohne die gesamte Maßnahmeninformation lesen zu müssen. In einem Freitext kann der Sender den Gegenstand der Maßnahme genauer beschreiben.

Welche Auswirkung wird die Maßnahme haben?

Die Sender sollten mögliche Auswirkungen benennen, um die Betroffenheitsprüfung seitens der Empfänger zu erleichtern.

Wann ist die Maßnahme voraussichtlich beendet? 

Lässt sich abschätzen, wann eine Maßnahme und ihre Auswirkungen beendet sind, soll dies angegeben werden. So können Organisationen ihre eigene Maßnahmenplanung darauf abstimmen.

Unterstützungsanfragen: Neben den bereits beschriebenen Handlungsoptionen besteht u. U. Unterstützungsbedarf bei der Maßnahmendurchführung. Da nicht immer bekannt ist, wer über die erforderlichen Ressourcen verfügt, kann über die Funktion der Unterstützungsanfrage bei allen Organisationen gleichzeitig angefragt werden.

Prognosenvorlage

Ziel der Vorlage ist, über mögliche zukünftige Ereignisse (Kaskadeneffekte) zu informieren. Dies soll die Planung des Kräfte- und Mitteleinsatzes sowie die Identifikation von Unterstützungspotentialen, präventiven Maßnahmen und Prioritäten bei der Bearbeitung erleichtern („Vor die Lage kommen“).

Der Titel soll das prognostizierte Ereignis benennen und die Relevanzbewertung beschleunigen. Es folgt ein Hinweis, dass Prognosen auf vagen oder unsicheren Schätzungen beruhen, um dem ambivalenten Verhältnis vieler Organisationen gegenüber unsicheren Informationen Rechnung zu tragen. Einerseits besteht Bedarf nach Prognoseinformationen, um Risiken frühzeitig zu bewerten, andererseits sollen nur gesicherte Informationen ausgetauscht werden. Um eine klare Grenze zu gesicherten Ereignis- und Maßnahmeninformationen zu ziehen, existieren die gesonderten Vorlagen.

Auswirkungen von Folgeereignissen: Erwartete Schadwirkungen prognostizierter Folgeereignisse werden als Freitext formuliert. Dieser soll neben den Auswirkungen auch die Zuverlässigkeit der Prognose beschreiben.

Auswirkungen von Maßnahmen: Bezieht sich die Prognose auf die Durchführung einer geplanten Maßnahme, werden ihre erwarteten Auswirkungen an dieser Stelle beschrieben.

Prognosebild: Prognosen werden ebenfalls in einer Karte verortet. Da es sich um Schätzungen handelt, muss eine Verwechslung mit gesicherten Ereignissen vermieden werden. Daher werden Prognosen in einem separaten Kartenlayer dargestellt und mit einem Warnhinweis versehen. Dieser kann über den gesicherten Ereignissen und Maßnahmen sowie sensiblen Einrichtungen und Anlagen eingeblendet werden.

Vermuteter Eintritt und Vermutete Dauer: Sofern hierzu bereits Informationen vorliegen, können diese hier eingetragen werden. Sie sind für den Empfänger von großer Bedeutung, da sie die Grundlage für die eigene Maßnahmenplanung darstellen.

Ansprechpartner: Die Untersuchung hat gezeigt, dass die Unsicherheit von Prognoseinformationen häufig einen persönlichen Gesprächsbedarf erzeugt. Daher sollte der Sender für Nachfragen einen Ansprechpartner angeben.

Nächste Prognose folgt etwa um: Um unnötige Nachfragen zu vermeiden, kann vom Sender ein Aktualisierungszeitpunkt angegeben werden.

Fazit

Bisherige Rückmeldungen von Fachexperten deuten darauf hin, dass die Informationsvorlagen dazu geeignet sind, den Informationsaustausch zu beschleunigen, einer Informationsüberflutung entgegenzuwirken und die interorganisationale Verständigung zu erhöhen. 

Durch die Einbettung der Vorlagen in ein interorganisationales Kommunikationstool wird schließlich gewährleistet, dass aufkommende Nachfragen mit geringem Aufwand und für alle Beteiligten nachvollziehbar beantwortet werden. Die Informationsvorlagen werden im weiteren Projektverlauf, im Rahmen eines Praxistests mit Fachexperten aus den Krisenstäben der Organisationen, bezüglich ihrer Praktikabilität und ihrem Nutzen evaluiert und bewertet.