Optimierte Notfallreaktion mit neuem Dokumentenmanager in GroupAlarm

Hanno Heeskens

Ab sofort steht Nutzern der hochverfügbaren Alarmierungs- und Kommunikationsplattform GroupAlarm mit dem Dokumentenmanager eine neue, leistungsfähige Funktion zur Verfügung, welche die zentrale Verwaltung von wichtigen Dokumenten und Informationen ermöglicht. Dieses Dokumentenmanagement-System gestattet es, verschiedene Dokumentenspeicher mit individuellen Zugriffsrechten anzulegen. Alle Daten werden sicher und verschlüsselt in der Cloud gespeichert, sodass Nutzer dank der hohen Verfügbarkeit jederzeit von überall darauf zugreifen können.

Optimierte Notfallreaktion mit neuem Dokumentenmanager in GroupAlarm

Quelle: Cubos Internet/ Group Alarm

Schneller Zugriff direkt bei der Alarmierung

Innerhalb eines bestehenden GroupAlarm-Accounts können beliebig viele Dokumentenspeicher mit jeweils bis zu 10 Gigabyte Speicherplatz gebucht werden. Damit lassen sich zum Beispiel Objektpläne, Telefonlisten, Formulare, Evakuierungspläne, Hydran- tenpläne und Rettungskarten zentral speichern und bei Bedarf einfach abrufen.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

Alle für den Einsatz relevanten Informationen sind direkt beider Alarmierung verfügbar.
Zusätzliche Informationen wie Gebäudepläne, Checklistenoder Betriebsanleitungen zu Objekten und Alarmen können bereits vor dem Einsatz vorbereitet und im Alarmfall direkt in der GroupAlarm App abgerufen werden.
Dies ermöglicht eine effizientere Einsatzplanung und schnellere Orientierung während eines Einsatzes.

Besonders nützlich ist dieser schnelle Zugriff auf eine Vielzahl an Dokumenten für Einsatzkräfte und Organisationen, die in Notfallsituationen - besonders in der Chaosphase - auf präzise und aktuelle Informationen angewiesen sind:

Feuerwehren

Mit dem Dokumentenmanager von GroupAlarm haben Feuerwehreinsatzkräfte bereits bei der Alarmierung über die App sofortigen Zugriff auf alle relevanten Informationen. Objektpläne, Laufkarten und Wasserentnahmestellen bieten eine klare Orien- tierung, während Rettungskarten oder Gefahrstoffdatenblätter lebenswichtige Details bereithalten. Damit sind Einsatzkräfte bereits vor Ankunft am Einsatzort mit wichtigen Informationen zur Bewältigung der Lage ausgestattet.

Industriebetriebe

In großen Industrieunternehmen spielt die Maschinenüberwachung eine entscheidende Rolle. Bei einem technisch bedingten Produktionsausfall stellt der Dokumentenmanager von GroupAlarm umgehend Betriebsanleitungen, Gebäude- und Wie- deranlaufpläne bereit. Wenn zusätzlich auch die IT betroffen ist, können diese Dokumente unabhängig von der eigenen Infra- struktur abgerufen werden. Bei einem Einbruchalarm profitiert der Sicherheitsdienst von detaillierten Plänen, die genau zeigen, wo sich alle wichtigen Punkte im Gebäude befinden. Dies ermög- licht eine schnelle und koordinierte Reaktion auf jeden Vorfall.

Öffentliche Einrichtungen

Auch in Schulen etwa erweist sich der Dokumentenmanager von GroupAlarm bei Notfällen wie Evakuierungen als unverzichtbares Hilfsmittel. So haben die Verantwortlichen bei einem Notfall sofortigen Zugriff auf die gespeicherten Evakuierungspläne. Über die GroupAlarm App können sie außerdem die Telefonlisten der Mitarbeiter einsehen, um schnell alle notwendigen Kontakte zu informieren und eine reibungslose Evakuierung zu koordinieren sowie auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Der Direktzugang zu wichtigen Dokumenten und Informationen bietet gerade in solch stressigen Situationen einen entscheidenden Vorteil, um die Sicherheit aller Beteiligten zu gewährleisten.

Sofortiger Zugriff auf alle relevanten Informationen in der App.

Quelle: cubos Internet / GroupAlarm

Dokumentenschlüssel für noch mehr Übersicht

Neben den gängigen Möglichkeiten wie Suchfunktionen und Ordnerstrukturen können die verschiedenen Dokumente mit spezifischen Dokumentenschlüsseln versehen werden. Bei einer Alarmierung verbinden diese Dokumentenschlüssel dann den Alarm mit den dazu hinterlegten Dokumenten. Löst etwa ein Melder der Brandmeldeanlage eines Objekts aus, können Melderstandort, Gefahrenhinweise oder Lagekarten mit dem Alarm verbunden werden. Dank frei definierbarer Dokumentenschlüssel lassen sich bereits vorhandene Bezeichnungen wie Anlagennummern, Maschinenkürzel oder eigene Kennzeichen in GroupAlarm verwenden. So werden bei einem Alarm alle Inhalte automatisch und über- sichtlich im Webinterface und in den Apps (iOS und Android) angezeigt. Diese zentrale Verwaltung verbessert die Koordination und Zusammenarbeit innerhalb von Teams erheblich.

Sichere und verschlüsselte Datenspeicherung in der Cloud

Wie alle Kundeninformationen in GroupAlarm werden auch innerhalb des Dokumentenmanagers alle gespeicherten Dateien sicher und verschlüsselt in der Cloud verwaltet. Bestätigt wird dieses hohe Maß an Sicherheit durch die Implementierung eines robusten Informationsmanagement-Systems gemäß ISO 27001 und die nachgewiesene Einhaltung der BSI-C5 Kriterien, womit GroupAlarm sicherstellt, dass alle sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Technisch sorgt eine spezielle Verschlüsselungstechnologie dafür, dass die Daten sowohl währendder Übertragung als auch im Ruhezustand gesichert sind, wodurch das Risiko von Datenlecks oder unbefug- tem Zugriff minimiert wird. Zusätzlich können Nutzer verschiedene Speicherorte einrichten und individuelle Zugriffsberechtigungen innerhalb der Organisation vergeben. Dies gewährleistet, dass bestimmte Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen oder bearbeitet werden können, was die Kontrolle über die Daten weiter verstärkt. Eine Sicherheitsmaßnahme, die besonders wichtig ist für Organisationen, die mit vertraulichen Informationen arbeiten und sicherstellen müssen, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff haben.

Integration und Benutzerfreundlichkeit

Die Integration des neuen Dokumentenmanagement-Systems in GroupAlarm ermöglicht es Nutzern, alle relevanten Informationen sofort zur Hand zu haben. Durch die Unterstützung verschiedener Dateiformate wie PNG, JPG und PDF können sämtliche benötigten Daten mühelos importiert und verwaltet werden. Dank der hohen Anpassungsfähigkeit des Systems und seiner benutzerfreundlichen, intuitiven Oberfläche lässt sich die Struktur und Organisation der Dateiablage individuell an die spezifischen Bedürfnisse von Organisationen anpassen. Dadurch können Mitglieder einer Organisation effektiv und ohne großen Aufwand auf die Dateiablage zugreifen und diese nutzen. Diese Kombination aus Flexibilität und Bedienungsfreundlichkeit steigert die Effizienz und Produktivität, indem sie die Verwaltung und den Zugriff auf Dokumente erheblich erleichtert.

Fazit

Mit der Einführung des Dokumentenmanagers bietet GroupAlarm eine innovative Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse von Notfallsituationen zugeschnitten ist. Einsatzkräfte können schnell auf wichtige Dokumente wie Evakuierungspläne, Hydrantenpläne und Kontaktlisten zugreifen, was wertvolle Zeit spart und dazu beitragen kann, Leben zu retten und Schäden zu minimieren. Die zentrale Verwaltung dieser Dokumente verbessert die Koordination zwischen Teams und Organisationen und erhöht somit die Effizienz und Effektivität der Notfallreaktion.

Dank hoher Verfügbarkeit und strenger Sicherheitsvorkehrungen ist GroupAlarm ein unverzichtbares Werkzeug für schnelle und zuverlässige Handlungen in Krisensituationen - insbesondere in der Chaosphase. Die bedarfsgerechte Nutzung wird durch die Möglichkeit unterstützt, Speicherorte zu definieren und individuelle Zugriffsberechtigungen zu vergeben. Insgesamt setzt GroupAlarm mit dem Dokumentenmanager neue Maßstäbe in der Notfallverwaltung und hilft Organisationen, jederzeit optimal vorbereitet zu sein.

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