Wissensmanagement im Bevölkerungsschutz

Für Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS) ist der effektive Umgang mit Informationen und Wissen eine Herausforderung. Angesichts von Zeit- und Personalmangel oder auch hoher Mitarbeiter-Fluktuation in Haupt- und Ehrenamt geht wichtiges Wissen oftmals von Einsatz zu Einsatz verloren, Fehler wiederholen sich fortlaufend, und das Rad muss immer wieder neu erfunden werden. Falls bestehendes Wissen gesammelt und aufbereitet wird, landen diese Berichte nicht selten in der Schublade und werden kaum in Einsatzabläufe integriert. 

Gleichzeitig stehen mehr und mehr Informationen zur Verfügung, z. B. im Rahmen von Alarmierungs- und Lageinformationssystemen. Entsprechend muss in immer kürzerer Zeit immer mehr gesichtet, verarbeitet, geteilt, überarbeitet, weiterentwickelt und immer wieder an die Aufgaben einer BOS angepasst werden. Dies ist umso schwieriger, je weniger klare Vorstellungen es darüber gibt, welches Wissen tatsächlich wichtig und welches unnötig ist und damit getrost „vergessen“ werden kann.

Um sich diesen Herausforderungen stellen und dadurch den Umgang mit Wissen effektiv gestalten zu können, bietet ein ­strategisches Wissensmanagement Lösungsansätze, die auch in BOS gewinnbringend angewendet werden können.

Zunächst einmal besagt das Wort „Wissensmanagement“ im Kontext des Bevölkerungsschutzes eigentlich nichts anderes als:

• Eine BOS erkennt, wie wichtig Wissen ist, um ihre Ziele zu erreichen.
• Sie definiert genau, welches Wissen sie braucht, um ihre Aufgaben effektiv und effizient zu erfüllen, aber auch, welches Wissen nicht gebraucht wird.
• Daraufhin macht sie das in der BOS das bereits vorhandene, aber auch fehlende und nicht mehr benötigte Wissen ausfindig (z. B. Lessons Learned, Fortbildungsangebote, persönliche Netzwerke der Mitarbeitenden) und technische Hilfsmittel für Wissensmanagement (z. B. Datenbanken).
• Sie ermöglicht neue Erfahrungen, fragt auch das implizite Wissen der Mitarbeitenden ab (z. B. durch regelmäßige Evaluationen) und ergänzt die vorhandenen Wissensbestände, falls nötig, durch Wissen von außen (z. B. mit Hilfe von Experten, Fortbildungsangebote).
• Sie dokumentiert das Wissen in einer leicht verständlichen Form und Ordnung (Organigramme, Yellow Pages, klar und einfach strukturierte Datenbanken, klare Kommunikationswege, Verschriftlichung des generierten Wissens in Handlungsleitfäden, Checklisten etc.).
• Sie machte es für die Mitarbeitenden so verfügbar, dass sie es innerhalb der Organisation einsetzen können. Durch Schulungen, Handlungsleitfäden etc. wird das generierte Wissen wieder in die Organisation zurückgeführt.
• Da es sich bei Wissensmanagement um kein statisches System oder ein einmalig zu erreichendes Ziel, sondern um einen sich ständig wiederholenden, kreisförmigen Prozess handelt, muss sich eine BOS auch immer wieder aufs Neue mit den gerade beschriebenen Schritten auseinandersetzen. Die Wissensbestände müssen also ständig überprüft und aktualisiert werden.[ 1 ]

Tatsächlich wird in den meisten BOS bereits in Teilen Wissensmanagement betrieben. Allerdings bestehen einzelne Strategien lediglich unverbunden nebeneinander her (z. B. Datenbanken, Lessons Learned, Checklisten), und das gesamte Wissen ist nicht im Hinblick auf eine umfassende Strategie oder eine Leitidee vernetzt, nicht zuletzt, weil es an klaren Strukturen, Arbeitsabläufen, Zuständigkeiten und Kommunikationswegen fehlt. Gerade das individuelle Wissen und die Erfahrungen der Mitarbeitenden (das meist schwer in Worte zu fassen, also implizit ist) wird oft versäumt, für die Organisation sichtbar und damit nutzbar (also explizit) zu machen. So geht es über personelle und strukturelle Veränderungen oft verloren. 

Ein wirklicher Nutzen ergibt sich also letztlich nur aus einem umfassenden und strategischen Wissensmanagement, das diese Teillösungen sinnvoll vereint und relevantes und geeignetes Wissen zielgerichtet identifiziert, vernetzt und anwendet. Denn genau hierin liegt der Schlüssel für ein tatsächlich wirksames Wissensmanagement.

Das Glossar zum Wissensmanagement im Bevölkerungsschutz von Norf, Tiller und Fekete (2019) stellt die wesentlichen Begriffe und Konzepte zum Wissensmanagement und seiner Bedeutung im Bevölkerungsschutz vor und gibt eine Orientierung für den effektiven Umgang mit Wissen in BOS. Es ist ein erstes Ergebnis des BMBF-Forschungsprojekts WAKE (Migrationsbezogenes Wissensmanagement für den Bevölkerungsschutz der Zukunft), das eine Lösung für den bestmöglichen Umgang mit Wissen im Bevölkerungsschutz erarbeitet. 

Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf die Aufarbeitung der Flüchtlingssituation 2015/2016 und wie darin genutztes und erworbenes Wissen strukturiert gesammelt und gesichert werden kann. Das Glossar selbst ist nur ein vorbereitender Baustein für eine praktische Einführung eines Wissensmanagements in einer Behörde oder Organisation mit Sicherheitsaufgabe. Aufbauend auf diesem Glossar werden im Projekt WAKE Handlungsempfehlungen für die praktische Umsetzung von Wissensmanagementlösungen im Bevölkerungsschutz entwickelt.

Zur Strukturierung und Erleichterung des Verständnisses von Begriffen hilft im Glossar eine sogenannte Wissenslandkarte, die Begriffe in zwei Kategorien, Wissen und Wissensmanagement, einordnet. Neben kurzen wissenschaftlichen Definitionen der einzelnen Begriffe sind entsprechende Beispiele für den Bevölkerungsschutz ausgeführt. Diese sollen den LeserInnen helfen, die konkrete Anwendung des jeweiligen Begriffs im praktischen Bereich besser zu verstehen.

Dem Glossar angehängt ist ein wissenschaftlicher Anhang. Wer sich zum Stand der Forschung bezüglich des Wissensmanagements informieren oder etwas tiefer in die Konzepte zur Entstehung von Wissen und des Wissensmanagements und seine Bedeutung im Bevölkerungsschutz einsteigen will, findet hier ausführlichere Informationen und Hinweise auf weiterführende Literatur.

Als interaktives PDF-Dokument ist das Glossar als Download verfügbar unter: https://tinyurl.com/GlossarWiMaBevS

Weitere Informationen zum WAKE-Projekt finden sich unter https://wake-project.eu/  

[ 1 ] Dieser Prozess der Definition von Wissenszielen und dem daran anschließenden Identifizieren, Erwerben, Entwickeln, (Ver-)Teilen, Nutzen, Bewahren und Bewerten von Wissen beschreibt den sogenannte Wissenskreislauf in Probst, Raub und Romhardt. (2012).

Literatur bei den Autoren